個人情報保護法改正で信用を得る

平成29年5月30日から個人情報保護法の改正により「保有する個人情報が5,000人以下の事業者」の適用免除が撤廃され、個人情報を取り扱うすべての事業者に個人情報保護法が適用されることになります。

 

今までは、ニュースでどこかの大手企業が情報漏洩による損害賠償がいくらなどと大手だけの話だったのが、あなたの会社でも同じような問題が起こりうる可能性が出てくるというこです。

そう、あなたの会社でも、個人情報に関する管理体制が必要になるということです。

まず「個人情報」とは何か？

そもそも「個人情報」の範囲がよくわからないという方が多いのでは思いますが、“生存”する個人に関する情報で氏名、生年月日、その他の記述等で「ある特定の人物」だとわかるものです。

 

そして、あなたの会社が管理する上で重要になるポイントが、その他の記述等で、他の情報と容易に照合することで「ある特定の人物を識別できるもの」も個人情報に含まれるという点が厄介です。

生存する個人の氏名と紐づけて、判別や識別できる情報すべてと思っていいのではないかと思います。（亡くなった方の個人情報には適用さない。）

 

例えば、従業員Ａさんの個人情報として、履歴書、免許書コピー、社会保険など被保険者証の記号、番号、符号、扶養控除申告書などは「従業員Ａさんを識別できるもの」に当たるので個人情報となりますので管理対象となります。

 

顧問先の個人情報としては、社長の氏名、生年月日、家族構成、携帯電話番号、メールアドレス、本人の氏名が含まれる音声録音なども個人情報保護法の義務を負うことになります。

 

年末調整や確定申告など、個人情報を含むものを保管する場合など施錠できるキャビネットなどで管理する必要があり、机の引き出しにしまうのは保管とはいえないので、そのような取扱いに関する社員教育も必要となります。

 

また、今回の改正ポイントの中では、指紋・顔認識データなどの身体的特徴なども個人情報に含まれることが明確化されましたので、例えば、防犯カメラの映像なども個人情報保護の対象となります。

 

このような点を、個人情報取扱事業者は、取扱う個人データの漏えい、滅失または毀損の防止、その他の個人データを「組織的」「人的」「物理的」「技術的」の４つの側面から安全管理措置を実施しなければなりません（個人情報保護法第20条）

ルールは5つ

顧問先や従業員の個人情報について「取得」「利用」「保管」「他人への提供」「開示」の５つのルールを守らなければなりません。

1. 取得 個人情報を取得する場合、「何に使うのか」、その利用目的を具体的に決めておかなければなりません。そして、利用目的は取得の際に、本人に伝えるか、あらかじめＨＰや店頭などで公表をする必要があります。
2. 利用 取得の際に、特定した利用目的以外での個人情報の利用はできません。 ですので、利用目的の範囲を決める際にはご注意ください。
3. 保管 パソコンや紙媒体で管理するときは、安全性が問われますので、パスワードの設定や施錠できる場所での保管が必要です。 また、会社の保有する個人情報を従業員が私的に使ったり、誰かに話したりしないように社員教育の徹底が重要となります。
4. 他人への提供 外部委託先など第三者に渡すときは事前に本人の同意が必要です。 但し、災害時など人命に関わる場合や法令に基づく場合などは第三者には該当しないケースもあります。
5. 開示 本人から自分の個人情報の開示や訂正・削除等を求められた場合は、それに応じなければなりません。 また苦情の申出先や開示請求等の方法なども公表するなど、本人が知り得る状態にしておく必要があります。
   ※詳細については、経済産業省の「個人情報保護法ガイドライン（通則編）」等をご確認ください。

適切な管理で社会的信用を守る

プライバーマークなど、会社によっては、第三者評価を取得し、社会的信用を得る必要があるでしょう。

いくら内部的にしっかり管理をしているといっても、損害賠償請求リスク、事故対応費用の発生などは、経営に多大な影響を与えることになりますので、内部における取扱いルールの整備以上に社会的信用が大事になると思います。

 

多額のコンサルティング費用を掛けずとも、事務所内において個人情報保護に関するルールの作成、記録の作成と保存をし、方針の外部開示などで顧客からの信用を得る体制構築が急がれます。

また顧問先のリスク防衛のためにも、個人情報保護法に対する体制構築の支援も実施しましょう。

 

※詳細は経済産業省パンフレット「個人情報の取扱いのルールが改正されます」他、参考資料をご確認ください。

 

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