残業時間を削減しチームワークも向上

   

コミュニケーション能力が求められている

最近は、どの企業も残業時間の削減を迫られ、人を入れる余裕はなし、如何に業務効率を向上させるか、

が大きな課題となっています。

単にAI化いわゆる機械化での効率化だけでは、なかなか改善されない業務の無駄削減が課題ともなっています。

この方法では、業務の問題点が洗い出され、何が問題なのか明確になるため、業務の整理や検討をするのに役に立つのです。

私も、顧問先から業務が捗らないなど相談があった時など、その問題の要因や原因を知りたいときはよく使う手法なのですが、

これをすることにより、特に複数の人間が携わる業務では、お互いが何をやっているのかコミュニケーションが図れ、

お互いを理解でき、チームワーク向上にも繋がるメリットもあります。

 

特性要因図とは

ここでは業務としますが、ある業務の機能(特性)と、それに影響を及ぼすと思われる要因 (特性に影響を与える原因となりうること)との関連を系統的に網羅して図解する。

そして、作り上げた図から重要と思われる要因をマークして、問題解決のテーマに設定していきます。

この特性要因図では、考えられる全ての要因を一枚の用紙に書き出し、分類と体系化をすることになります。

この作成過程の中で、発想・気付き・連想が出やすくなり、また体系化することで全体の構造を俯瞰できるので、

重要な要因を推測することも可能となります。

 

業務の問題要因が多すぎるときなど、それぞれの要因を共通する要素や抽象度レベルで分けることによって、

体系的に「整理」したい場合や、多くの人が集まって現状の共通理解を得たい場合に特性要因図で検討する、などに使えます。

出来あがった形が魚の骨のようなので別名「フィッシュボーン」といいます。

 

特性要因図の作成手順

上記、図で言えば、

まず、「特性」の囲み(空欄で)と背骨の線を書きます。

課題や問題とする特性を決め、右側に大きく枠で囲って特性欄内に書きます。

続いて「特性」から左に大きく背骨を書きます。

 

「要因(大)」の記入

特性に影響を与える要因を大まかな分類で選び出して、背骨に向かって大骨である「要因(大)」を書きます。

 

「要因(中)」、「要因(小)」の記入

大骨の「要因(大)」では、大まかな特性のため具体的なレベルには至りません。

ですので要因を掘り下げて出てきたものを中骨「要因(中)」、さらに小骨の「要因(小)」を書き込んでいきます。

この掘り下げでは、具体的な対策がとれるレベルまで進めます。

 

要因の確認

特性要因図が一通り出来上がったら、漏れはないか、また特性と要因の関係が確かであるかをチェックし、必要な修正や追加をして仕上げます。

作り上げた特性要因図において、影響が大きいと思われる要因を、過去のデータや経験を基に選択し、選んだ要因は「赤枠」で囲むなどして目立たせます。

 

このような感じで、具体化していきます。

作成時のポイントとしては、まずその業務に携わる全ての人に参加してもらい、

参加者(参加できない人には事前に)に「付箋紙メモ」などを渡し、自由に「特性」に関する課題や問題点を文章ではなく、単語、キーワードなどで書いてもらうのです。

多くの方が参加することで意外と気づいていなかった問題点や面白い回答、さらに名案が生まれることもありますので、

とにかく色々な意見をあげてもらう雰囲気作りも大事ですね。

 

このように検討することで、解決すべき課題や、ただ漫然と頭の中で考えていても答えが見えてこなかった因果関係を可視化し、

起きた結果や課題の要因を突き詰め考えられるのです。

そんな思考ツールですので「特性」を残業時間削減や業務効率などのテーマで検討するのも、その会社でどんな課題や問題があるのか把握できるので、それ以降の経営指導にも非常に役立ちます。

A3用紙と付箋紙メモを準備して、チャレンジしてみましょう。

 

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