作業を効率よくこなしクリエイティブな仕事をする方法
2016/05/18
伝票チェック等の作業スピードを早めることは税理士事務所ではとても大切なことです。
しかし、同じ作業でも1時間で終わる職員もいれば、2時間も3時間も掛かる職員もいると思います。
短時間で終わらせる職員は、たくさんの数もこなせるし、余った時間を有意義に使え、数から生まれる質というのもあります。
決して遅い職員がダラダラやっている訳ではないのですが、数もこなせない時間の余裕もなければ、質も伴わず、いつまでも御用聞きの作業員から抜け出せません。
だから、日頃からスピードアップのために創意工夫をする心がけが重要だと思うのです。
それも、
個人の努力に任せるではなく事務所全体で考える必要があります。
ただ、伝票チェック等のルーチンワークなら、集中して早く手を動かしたり、システムを導入し無駄なステップを排除すれば良いから、話は簡単です。
しかし、経営者面談や経営会議などクリエイティブな仕事だと、そうもいきません。
経営計画書作成など経営者との面談は、むしろ時間をかける方が良い場合が多いからです。
だからといって伝票チェックなどの作業を疎かにし、クリエイティブな仕事だけに時間をかければ良いわけではないので、このあたりはバランスよくしていく必要があります。
では、どのような方法で作業の効率化をすればいいのか、
まず、全体の流れを決めます。
作業目次のようなものを作っても良いでしょう。
巡回監査時の作業なら、大項目は、事前準備、移動時間、伝票チェック、経営者面談、事後作業など流れを作って中項目、小項目などに分け、細かく標準時間を作ります。
もちろん、作業内容や伝票枚数等によっては、それが的確でない場合もあるかと思いますが、だからといって顧問先によって標準時間は違うから意味がないなどといってあやふやにしては決していけません。
あやふやにしているから、あなたの事務所では作業効率のバラつきがあるのですから・・・
そして、一から順番にとりかかっていくわけですが、ここからが重要です。
標準時間に対して差異がどの程度、どの作業であるのか、
もしかすると
監査時以外の時間で電話応対等に時間を取られている場合もあります。
特に午前中にそのような対応に追われると、その日の予定が大幅に狂い、作業効率を低下させる原因となっていることもあります。
頭の切り替えは結構パワーのいることなので、なるべく午前中は作業的な仕事は減らしクリエイティブな仕事をしたほうが良いですね。
もし、顧問先に伺っている時に別の顧問先からの電話を取って対応している時間が長いなんてバカな職員はいないと思いますが、
作業はあれやこれやせず、一度にやりきってしまうことです。
時間を空けると、頭が切り替わってしまうから、また一からやり直しです。
このような分析をするだけでも効率化が図れるし、順番通りに一度に集中して作業をすることにより大幅に作業削減ができることだと思います。
そして、クリエイティブな仕事に時間を掛けることにより、顧問先からの絶大な信頼を勝ち取ることができるでしょう。
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